Cara membuat kepanitiaan sebuah acara

Cara membuat kepanitiaan sebuah acara

 
 Salah satu kegiatan ketika kita berorganisasi adalah membuat acara, karane dengan adanya suatu acara dalah salah satu cara untuk menyalurkan ide ataupun untuk membantu orang lain, dan juga untuk menunjukkan eksistensi suatu organisasi. Tapi ini menjadi masalah bagi kader baru ataupun anggota baru suatu organisasi. Berikut adalah urutan membuat acara yang biasanya dilaksanakan

1.     Membuat konsepan acara

Membuat konsepan acara adalah yang paling penting ketika akan melaksanakan suatu acara. Didalam organisasi pasti ada pengurus inti dan bertanggung jawab akan suatu acara. Misalkan dalam HMI ada bidang PTKP mereka bertanggung jawab dengan acara temu alumni. jadi bidang tersebutlah yang wajib mengkonsep bagaimana acara nanti akan terlaksana. Biasanya suatu bidang ini akan dinamakan SC (stering comite)

2.    Pembentukan panitia

Pembentukan pantia dilakukan secara musyawarah. Untuk tetap menjaga indepedensi maka pembentukan panitia dilakukan tanpa menunjuk orang tapi dengan kesadaran diri untuk mau menempati posisi-posisi yang telah ada. Nantinya kepanitian ini akan dinamakan OC (organizing comite). Panitia yang dibentuk pada umumnya disesuakan dengan jenis acara yang akan dilaksanakan. Tapi pada umumnya panitia yang dibentuk adalah ketua panitia, sekertaris panitia, bendahara panitia, dan seksi-seksi atau devisi-devisi. seksi-seksi atau devisi-devisi yang biasa dibentuk seksi acara, seksi perlengkapan, seksi sekertariatan, seksi pubdekdok (publikasi dan dekorasi), seksi humas (hubungan masyarakat), seksi konsumsi. Dan seksi-seksi lain yang mungkin dibutuhkan saat acara. Untuk tugas dan fungsi masing-masing sie akan saya posting setelah ini.

3.    Rapat-rapat konsolidasi

Rapat konsolidasi ini penting dilakukan untuk mengetahui sejauh mana persiapan acara yang akan dilaksanakan. Rapat ini disepakati bersama kapan waktu pelaksanaannya setelah rapat pembentukan kepanitian. Rapat konsolidasi selain melaporkan hasil kerja setiap sie, juga dijadikan moment untuk memberi tugas-tugas baru yang harus dilaksanakan setiap sie dan deathline kapan selesai tugas itu. Setelah semua itu dilakukan maka akan ditetapkan kapan rapat konsolidasi lanjutan.

4.    Pelaksanaan acara

Pelaksanaan acara tergantung dari persiapan semua seksi yang telah bekerja untuk terlaksananya suatu acara agar maksimal. Tetapi dilapangan harus banyak improfisasi ketika menghapi berbagai situasi yang kita tidak duga akan terjadi. Hanya pengalaman yang akan melatih kita untuk dapat mengatasi masalah tersebut dengan benar dan bijak. Setelah acara selesai jangan lupa adakan evaluasi untuk apa-apa yang kurang dalam pelaksanaan acara dari awal kepanitian sampai akhir acara berakhir.

Selamat mencoba, kalau ada masukan atau coment dari kawan-kawan saya persilahkan. Karena saya adalah orang baru diorginasasi.